云南会计从业《财经法规》第二章第四节会计档案管理讲义

第四节　会计档案管理

　　一、会计档案的范围和种类

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计核算专业资料。各单位的预算、计划、制度等文件属于文书档案，不属于会计档案。

　　会计档案一般分为：

　　1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

　　3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

　　【例题•多选题】会计档案一般分为( )。

　　A.会计凭证类

　　B.会计账簿类

　　C.财务会计报告类

　　D.其他会计资料类

　　[答案]ABCD

　　【例题•判断题】会计档案的其他类资料包括预算、计划、制度等文件材料，而不包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。( )

　　[答案]错

　　【例题•单选题】下列各项中，不属于会计档案的是( )。

　　A.会计移交清册

　　B.会计档案保管清册

　　C.会计档案销毁清册

　　D.月度财务计划

　　[答案]D

二、会计档案的归档

　　1.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

　　3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　4.会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。(综合题)

　　【例题•判断题】若有特殊需要，经本位负责人批准，会计档案可以外借、查阅或复制。( )。

　　[答案]×

　　三、会计档案的保管期限

　　会计档案保管期限分为永久和定期两类。

　　永久：包括年度财务报告(决算)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

　　定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

　　【例题•多选题】下列会计档案属于永久保管的有( )。

　　A.年度财务报告

　　B.会计档案保管清册

　　C.会计移交清册

　　D.会计档案销毁清册

　　[答案]ABD

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　【例题•判断题】会计档案的保管期限分为永久、定期两类。保管期限从会计档案装订结束的第二天算起。( )。

　　[答案]×

　　【例题•单选题】会计档案的定期保管有( )。

　　A.1年、3年、10年、15年、25年

　　B.5年、10年、15年、20年、25年

　　C.3年、5年、10年、15年、25年

　　D.3年、5年、10年、15年、20年

　　[答案]C

　　【例题•判断题】根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限应从会计年度终了后的第一天算起。( )

　　[答案]对

　　【例题•单选题】根据《会计档案管理办法》的规定，企业的原始凭证和总账这类会计档案的保管期限是( )。

　　A.5年

　　B.l0年

　　C.15年

　　D.20年

四、会计档案的销毁程序

　　1.编制会计档案销毁清册

　　会计档案保管期限需要销毁的，由本单位档案机构提出意见，会同会计机构共同进行审批和鉴定，并编制销毁清册。

　　销售清册一般包括：会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限以，已保管期限，销毁日期等。

　　单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

　　【例题•判断题】会计档案销毁清册由会计档案机构独自编制并要求会计机构负责人和总会计师必须在会计档案销毁上签署意见。( )。

　　[答案]×

　　2.专人负责监销

　　销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

　　监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

　　【例题•判断题】国家机关销毁会计档案时，应当由上一级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由上一级财政部门派员参加监销。( )。

　　[答案]×

　　[解析]国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

　　3.不得销毁的会计档案

　　保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　【例题•判断题】单位在销毁会计档案时，将应收其他单位的货款20万元和将于下年初竣工并交付使用的建筑物的在建工程档案也一并销毁，销毁时已报单位负责人审批同意( )。

　　[答案]×

　　【例题•分析题】某企业拟销毁一批保管期满的会计档案，其中包括两张未结清的债权债务原始凭证，主管会计工作的副厂长在会计档案销毁清册上签署销毁意见后，由该企业的档案管理部门负责对该批会计档案进行销毁。请分析说明该企业在档案销毁过程中存在的问题。

　　[解析](1)销毁的会计档案中有未结清的债权债务原始凭证不符合规定。根据《会计档案管理办法》的规定，未结清的债权原始凭证不得销毁，应抽出单独装订，待未了事项结清后才能销毁。

　　(2)销毁会计档案由副厂长在销毁清册上签署意见不符合规定。根据规定，销毁会计档案应当由单位负责人签署意见，副厂长不是单位负责人，因此无权签署意见。

　　(3)会计档案的销毁不符合规定。根据规定，对于一般企业、事业单位和组织，销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构双方共同派员监销，而不是仅仅由档案管理机构一方进行销毁。

　　【例题•单选题】国家机关销毁会计档案时，应当由( )财政、审计部门派人监销。

　　A.上级

　　B.省级

　　C.同级

　　D.下级

　　[答案]C

　　【例题•多选题】下列各项中，属于会计档案的销毁程序的是( )。

　　A.编造会计档案的销毁清册

　　B.单位负责人签署意见

　　C.专人负责监销

　　D.报告监销情况

　　[答案]ABCD

　　【例题•判断题】对所有保管期满的会计档案，各单位都可以自行决定销毁。( )

　　[答案]错

　　五、会计档案管理的其他规定

　　1.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　2.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　3.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。