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第四章 会计核算软件的操作要求
一、电算化会计核算基本流程
电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。
（一）编制记账凭证
编制记账凭证可以采用以下几种方式：
（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。
（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
（3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
（二）凭证审核
负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
（三）记账
电算化会计核算流程中的记账有以下特点：
（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；
（2）同时登记总账、明细账和日记账；
（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
（四）结账和编制会计报表
手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。
二、账务处理模块基本操作要求
（一）系统初始化
系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。在系统初始化环节要求完成以下基础设置操作：
（1）设置操作员及权限。根据会计电算化的要求设置操作人员，并规定其操作权限。
（2）设置会计科目。会计科目设置要求完成下列操作：
①设置会计科目编码。科目编码必须惟一，科目编码必须按其级次的先后次序建立，科目编码用数字、英文字母等表示，避免用如&、@、空格等其他字符。
②设置会计科目名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空。
③设置会计科目的余额方向。
④设置辅助核算科目。对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。
⑤设置外币核算科目。
⑥设置数量核算科目。设定需要进行数量核算的科目，以及数量核算计量单位。
（3）设置各辅助核算项目。定义并对往来单位、部门、项目进行编码。
（4）设置外币币种及汇率。
（5）录入科目期初余额。将各个科目及辅助核算项目，在开始使用会计软件进行核算时的科目余额及发生额等相关数据输入软件系统，它是手工会计核算和计算机核算的衔接点。
（6）科目余额试算平衡。科目期初余额录入完毕后，使用软件提供的功能进行试算平衡。
（7）设置凭证类别。设置使用的凭证类别一般划分为收款凭证、付款凭证、转账凭证。
（二）日常账务处理操作
根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。
（1）录入记账凭证。录入凭证时，应首先选择凭证类型，输入制单日期，凭证按月、分凭证类型自动连续编号；然后依次输入附件张数、摘要、会计科目、辅助核算信息、金额等，其中，会计科目要求输入末级明细科目。录入完成后，要保存已录入凭证。
（2）记账前凭证修改。对于记账前的机内错误会计凭证进行修改。
（3）凭证审核。只有经过审核的记账凭证才允许记账。凭证输入、审核不能为同一个人。审核人不能直接修改会计凭证。
（4）记账凭证查询打印。输入一定的条件，查询相关记账凭证并将其打印输出。
（5）凭证汇总。将记账凭证按照一定的范围、条件进行汇总。
（6）记账。对审核后的记账凭证完成记账工作。凭证记账后就不能进行修改，如果发现凭证有错，只能用冲销凭证方法进行修改。
（7）账簿查询。会计凭证记账后，输入一定的条件进行查询，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。要求查询的账簿包括：明细账、总账、日记账等。
（三）结账
在会计期末，对指定月份进行结账。如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。上一个月未结账，下一个月不能记账。结账后，不能再输入当月的记账凭证。
（四）编制会计报表
会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表，定义报表格式，设置报表参数，定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。
完成报表初始化后，报表的日常使用主要有：报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印。
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