(一) 凭证管理
1. 填制凭证
(1) 增加凭证 — 输入一张完整的凭证 ( 业务 1)
① 执行 “ 凭证 ”—“ 填制凭证 ” 命令 , 进入 “ 填制凭证 ” 窗口 。
② 单击 “ 增加 ” 按钮 , 增加一张空白凭证。
③ 选择凭证类型 “ 付款凭证 ”; 输入制单日期 “ 2005-01-02 ”; 输入附单据数 “ 1 ” 。
④ 输入摘要 “ 购办公用品 ”; 输入科 目 名 称:“ 5501 ”, 借方金额 “ 600 ”, 回车 ; 摘要自 动带到下一行 , 输入科目名称 “ 1001 ”, 贷方金额 “ 600 ” 。
⑤ 单击 “ 保存 ” 按钮 , 弹出 “ 凭证已成功保存 ! ” 信息提示框 , 单击 “ 确定 ” 按钮。
说明:
·采用序时控制时 , 凭证 日 期应大 于 等于启 用日 期 , 不能超过业务 日 期。
·凭证一旦保存 , 其凭证类别 、 凭证编号不能 修 改 。
· 正 文中不 同 行的摘要可 以 相 同 也可以不 同 , 但不能为空 。 每行 摘 要将随相应的会计 科目在 明细账 、日记账中出现。
·科目编码必须是末级的科 目编码 。
· 金额不能为 “ 零 ”; 红字以 “―” 号表示。
·可按 “ = ” 键取当前凭证借贷方金 额 的差 额 到当前光位置。
(2) 增加凭证 — 输入凭证的辅助核算信息 ( 业务 2 ~ 业务 9)
在凭证填制过程中 , 若某科目为 “ 银行科目 ” 、 “ 外币科目 ” 、 “ 数量科目 ” 、 “ 辅助核算科 目 ”, 输完科目名 称 后 ,则 须 继 续输入该科目的辅助核算信 息 。
银行科目 ( 业务 2)
① 在填制凭证过程中 , 输完银行科 目“ 100201 ”, 弹出 “ 辅助项 ” 对话 框 。
② 输入结算方式 “ 201 ”, 票号 “ XJ001 ”, 发生日期 “ 2005-01-03 ”,单击“确认”按钮。
③ 凭证 输 完后 , 单击 “ 保存 ” 按钮 , 若此张支票未登记 , 则弹出 “ 此支票尚未 登 记 , 是否登记 ? ” 对话框。
④ 单击 “ 是 ” 按钮 , 弹出 “ 票号登记 ” 对话 框。
⑤ 输 入 领用 日 期 “ 2005-01-03 ”, 领 用 部门 “财 务部 ”、姓名“赵娜”,限额“ 9000 ”, 用途 “ 备用金 ”, 单击 “ 确定 ” 按钮。
说明:
·选择支票控制 ,即 该结算方式设为支票管理 , 银行 账 辅助信息不能为空 ,而且该 方式的票号应在支票登记簿中有记录。
外币科目 ( 业务 3)
① 在填制凭证过程中 , 输完外币科目 “ 100202 ” , 输入外币金额 “ 20000 ” , 根据自动显示的外币汇率 “ 8.125 ”, 自动算出并显示本 币 金额 “ 162500 ” 。
② 全输完后 , 单击 “ 保存 ” 按 钮 , 保存凭证。
说明:
·汇率栏中内容是 固 定的 , 不能输入或 修改 。如使 用 变动汇率 , 汇率栏中显示最近一 次汇 率 , 可以直接在汇率栏中修改。
数量科目 ( 业务 4)
① 在填 制 凭证过程中 , 输完数量科目 “ 121101 ”, 弹出 “ 辅助项 ” 对话框。
② 输入数量 “ 200 ”, 单价 “ 130 ” , 单击 “ 确认 ” 按钮。
辅助核算科目 — 客户往来 ( 业务 5)
① 在填制凭证过程中 , 输入客户往来科目 “ 1131 ” 后 , 弹出 “ 辅助项 ” 对话 框 。
② 选择输 入 客户 “ 育英学院 ” , 业务员 “ 宋健 ”,票号“ ZZR002 ”, 发生日期“ 2005-01-12 ”。
③ 单击 “ 确认 ” 按钮。
说明:
·如果往来单位不 属 于已定义的往来单位 , 则要正确输入新往来单位的辅助信息 , 系统会自动追加 到 往来单位目录中 。
辅助核算科目 — 供应商往来 ( 业务 6)
① 在填制凭证过程中 , 输入供应商往来科 目“ 2121 ” 后 , 弹出 “ 辅助 项” 对话框。
② 选择输入供应商 “ 青岛奥赛 ” , 业务员 “ 周红 ” , 发生日期 “ 2005-01-14 ” 。
③ 单击 “ 确认 ” 按钮。
辅助核算科目 — 部门核算 ( 业务 7)
① 在填制凭证过程中 , 输完部门核算科目 “ 550205 ” , 弹出 “ 辅助项 ” 对话框。
② 选择输入部门 “ 经理办公室 ”。
③ 单击 “ 确认 ” 按钮。
辅助 核算科目 — 个人往来 ( 业务 8 )
① 在填制凭证过程中 , 输入个人往来科 目“ 1133 ” 后 , 弹出 “ 辅助项 ” 对话 框 。
② 选择输入部门 “ 经理办公室 ” , 个人 “ 李扬 ” , 发生日期 “ 2005-01-18 ” 。
③ 单击 “ 确认 ” 按钮。
说明:
·在输入个人信息时 , 若不输 “ 部门名 称” 只输 “ 个人名称 ” 时 , 系统将根据所输个人名称自动输 入 其所属的部门。
辅助核算科目 — 项目核算 ( 业务 9)
① 在填 制 凭证过程中 , 输入项目核算科目 “ 410101 ” 后 , 弹出 “ 辅助项 ” 对话框。
② 选择输入项 目 名称 “ 甲硬件 ”。
③ 单击 “ 确认 ” 按钮。
说明:
·系统根据 “ 数量×单 价” 自动计算出金额 , 并将金额先 放 在借方 , 如果方向不符 , 可将 光标 移到贷方后 , 按空格键 , 即可 调 整金 额 方 向 。
(3) 查询凭证
① 执行 “ 凭证 ”—“ 查询凭证 ” 命令 , 打开 “ 凭证查询 ” 对话框。
② 选择输入查询条件 , 单击 “ 辅助条件 ” 按钮 , 可输入更多查询条件。
③ 单击 “ 确认 ” 按钮 , 进入 “ 查询凭证 ” 窗口。
④ 双击某 一 凭证行 ,则屏 幕可显示出此张凭证。
(4) 修改凭证
① 执行 “ 凭证 ”—“ 填 制 凭证 ” 命令 , 进入 “ 填制凭证 ” 窗口。
② 单击 “ 查询 ” 按钮 , 输入查询条件 , 找到要 修 改的凭证。
③ 对于凭证的一般信息 , 将光标放在要修 改 的地方 , 直接修改 ; 如果要修改凭证的辅助项信息 , 首先选中辅助核算科目行 , 然后将光 标 置于备注栏辅助项 , 待鼠标变形时双击 , 弹出 “ 辅助项 ” 对话框 , 在对话框中修改相关信息 。
④ 单击 “ 保存 ” 按钮 , 保存相关信 息。
说明:
·未经审 核 的错误凭证可通过 “ 填制凭证 ”功 能直接修改 ; 已审核的凭证应先取 消 审核后 , 再进行修改。
·若已采用制单 序 时控制 , 则在修改制单 日 期时 ,该 日期不能在 上 一张凭证的制单 日 期之前。
·若选择 “ 不允许修改或作废他人填制的凭证 ” 权 限 控制 , 则不能修改或作废他人填制的凭证。
·如果涉及银行科 目 分录中已录入支票的信息 , 并对该支票做过报销处理 , 修改操作将不影响 “ 支票登记簿 ” 中的内容。
· 外部 系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修 改, 只能在生成该凭证的系统中进行修 改 。
(5) 冲 销 凭证
① 在 “ 填制凭证 ” 窗口 , 执行 “ 制单 ”—“冲销 凭证 ” 命令 , 打开 “冲 销凭证 ” 对话 框 。
② 输入条件 : 选择 “ 月份 ” 、 “ 凭证类别 ”; 输入 “ 凭证号 ” 等 信 息。
③ 单击 “ 确定 ” 按钮 , 系统自动生成一张红字冲销凭 证 。
说明:
·通过红字冲销 法 增加的凭证 , 应视同正常凭 证 进行保存和管理 。
·制作红字冲销凭证 , 将错误凭证冲销后 , 需要再编制正 确 的 蓝 字凭证进行补充。
(6) 删 除 凭证
作废凭证
① 先查询到要作废的凭证。
② 在 “ 填制凭证 ” 窗口中 , 执行 “ 制单 ”—“ 作废 / 恢 复 ” 命令。
③ 凭证的左上角显示 “ 作废 ”, 表示该凭证己作废。
说明:
·作废凭证仍保留凭证内容及编号 , 只显示 “ 作废 ” 字样 。
·作 废 凭证不能修改 , 不能审核。
·在记 账 时 , 已作 废 的凭证应参与记账 , 否则月末无法结账 , 但不对作废凭证作数 据 处 理, 相当于一张空凭证。
· 账 簿查询时 , 查不到作 废 凭证的数据 。
·若当前凭证己作 废, 可执行 “ 编辑 ”—“ 作 废 / 恢 复 ” 命令 , 取消作废 标志 , 并将当前凭证恢复为有效凭证。
整理凭证
① 在 “ 填制凭证 ” 窗口中 , 执行 “ 制单 ” — “ 凭证删除 / 整理 ” 命令 , 打开 “ 选择凭证期间 ” 对话框。
② 选择要整理的 “ 月份 ” 。
③ 单击 “ 确定 ”按钮 , 打开 “ 作废凭证表 ” 对话框。
④ 选择真正要删除的作 废 凭证。
⑤ 单击 “ 确定 ” 按钮 , 系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。
说明:
·如果作废凭证不想保 留 时 ,则可以 通过 “ 凭证 删 除 / 整理 ” 功能 , 将其 彻底删除 , 并对未记账凭证重新编号 。
·只能对未记 账 凭证作凭证整理。
·己记张凭证作凭证整理 , 应先 恢 复本月月 初 的记 账 前状 态 , 再作凭证整理 。